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人力資源業務流程梳理,助力企業信息化落地

行業案例和致眾成

項目背景

A公司是中國公關傳媒行業的領軍企業,創業板上市公司。在全國設有23個分區辦事處,現有員工近5000人??蛻艄驹赥he Holmes Report公布的2012年亞太公關報告中, 被評選為“2012年度亞洲最大公關公司”; 2012年8月美國權威的公關咨詢機構HOLMES發布全球主導企業報告,根據經營業績對全球專業公關公司排名250家位居第24位,躍居亞洲最大的公關公司,且內生增長率排名全球第一。

為擴展業務規模進行了企業并購,其業務和規模實現快速擴大。通過并購不同領域的公司,實現集團業務的多元化; 同時并購后的企業也因為企業戰略計劃、組織結構、管理風格、領導作風、規章制度和信息溝通等方面的的差異為企業規范管理帶來巨大的挑戰。 對于并購后的企業如何進行深度有效融合是企業人力資源管理研究的重要課題。特別是要解決以下問題:

流程差異化較大,各成員企業之間的人力資源管理的差異性比較明顯,需要在戰略一致性的前提下實現各企業與區域相對的獨立和差異化。

1)規范性和多變性的沖突。管理進一步提升的規范性要求與滿足當前管理需求的多變性并存,需要合理的平衡兩者之間的關系。

2)信息分散、數據不準確。人力資源信息分散,使人力資源信息無法實時更新且無法共享,造成工作疏漏,更不可能為領導決策提供及時準確的分析。

3)人力資源效率低下。人力資源部角色正面臨改變,HR部門從事務導向型將逐步向戰略支持型轉變,需要有效的信息技能工具來幫助HR擺脫事務性工作,以便有更多的精力投入到戰略性工作當中來。

A公司除了自身擁有眾多分子機構外,隨著業務拓展還并購了其他公司。并購后各家企業在管理風格、管理制度等各方面都有較大的差異, 為了實現公司的規范化管理,解決并購企業存在的問題,A公司想要從人力資源入手,通過應用同一套系統,首先把規范化的流程進行固化, 在逐步的磨合過程中,不斷的推進管理理念的融合。和致認為要保證系統流程的標準化,確保系統運行的順暢,需要對其業務內容先行整理和優化,促使業務工作的標準化和規范化,從而才能保證系統的標準化。

要梳理業務,要從何入手?選擇那些業務流程首先進行標準化和規范化?信息系統的應用,能給集團帶來多大的收益? 系統應用后,各家公司HR是否需要依據系統進行調整?對于A公司管理規范化的需求,是否還有其他方面可以進行改善?和致人力資源運營掃描器可以幫A公司找到答案。

人力資源運營掃描器通過開展網絡調研工作,完成時間分配和價值有效性問卷填寫,可以清晰展現人力資源管理現狀。

通過人力資源運營掃描器,我們發現了A公司需要的以下數據:

1)確定人力資源客戶流程工作有效性及具體的成本數據,排定流程再造的優先順序;

2)預測信息技術帶來的成本影響,以及信息技術應用后會使哪些人員產生閑置的資源可供重新分配工作;

3)確定組織結構以及服務提供模式的改變可能帶來的影響;

4)分析出人力資源人員分配中是否有重疊和真空現象,計算出通過職位職責重新設計可以節省出的時間資源和成本的具體額度。

項目目標

基于對A公司人力資源管理的量化分析,和致提出了六部分內容,幫其在系統上線前進行初步的梳理和規范化。 并提出標準化和規范化的管理不是一蹴而就的,需要集團持續不斷的努力進行逐步的改進。進行規范和優化的部分主要是:

1)組織架構樣式的統一規范。通過標準的組織機構圖樣設計,并統一規范界定不同框型與線條在A公司的實際內涵,使各單位的組織結構在同一認識層面上展現,并通過規范化提升了工作效率;

2)標準職位體系建立,規范崗位管理。實現崗位的專業、精細化管理,并為員工的職涯發展奠定基礎;提升職位管理的效能,強化職位管理的管控能力、分析能力及對下屬公司職位設置的指導意義; 與行業標準職位對應,借鑒行業最佳管理經驗。

3)梳理薪酬元素詞典,規范薪酬因素和發放方式。澄清薪酬元素概念誤區、達成統一認識,最終形成統一、規范的薪酬元素庫;可以滿足員工長、中、短期對于薪酬的需求,并未系統實施和應用提供基礎。

4)系統報表梳理,為高層決策提供報告支持。增加若干統計分析報表,為業務負責人及HR領導在人員、成本分析方面的決策提供依據;通過信息系統的應用,提高報表數據的準確性和工作效率。

5)人力資源管控設置,規范管理權限。明確集團和子公司之間的人力資源權責切分,明確集團可以提供給子公司的人力資源支持;澄清集團與子公司間職責的模糊地帶,確保HR工作有序規范; 使得職責界面更加清晰,同時提升人力資源決策響應速度以及科學性。

6)流程標準化和優化,輔助系統流程的標準運行。梳理后的業務流程兼標準化與靈活性,為系統實施鋪墊管理基礎; 達 成共識的規范化流程有利于人員集團內順暢流動; 優化確定的審批節點兼顧風險和效率; 規范化流程中系統預警提醒、HRBP等的參與降低運營風險,提升人力資源服務有效性。

項目成果

項目的實施幫助A公司實現了業務規范與標準化。在集團內部對組織架構、流程、職位、報表等因素進行整合,在規范化的同時考慮了個體特性,使集團內人力資源充分融合; 同時將業務與系統完美結合,從而通過信息系統的成功運行來提升HR管理效率與水平。

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